Du brauchst Unterstützung im Büro?
Ich bin Deine digitale Sekretärin – spezialisiert auf
Gartenbau- und Handwerksbetriebe.
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20 Jahre gelebtes Büromanagement - alltags- und praxiserfahren
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Ideal für kleine Teams mit hands-on Mentalität, individuell angepasst
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Vor Ort oder online möglich, Digitalisierung des Büroalltags
Mein Angebot im Überblick
Du bist selbständig? Einzelkämpfer oder mit einem kleinen Team? Deine fachlichen Aufgaben
lasten dich aus? Du möchtest dein Büro in den Griff bekommen? Aber
wie? Denn Fachkräfte sind schwer zu finden!
Ich übernehme Deine Büroarbeit, damit Du mehr Zeit für Deine Baustellen und Projekte hast.
Office Assistenz für deinen Gartenbaubetrieb
Eingabe von Tagesberichten für Lohn
Termine planen
Dokumente erstellen
Händling von GAEB- Datein für Ausschreibungen
Ich kenne die Abläufe und spreche Deine Sprache – pragmatisch, klar, direkt
Angebote und Rechnungen schreiben
Dokumente erstellen, Texte formulieren
Digitale Sekretärin für deinen Handwerksbetrieb
Termine planen
Dein digitales Büro anlegen
E-Mail-Verwaltung
Ablauf - So funktioniert's
1
Kostenloses Vorgespräch per Telefon oder Zoom
Du erzählst mir, was Du brauchst.
2
Angebot passend zu Deinem Betrieb, klare Definition von Aufgaben
Ich mache Dir ein individuelles Angebot.
3
Digitale Unterstützung für deinen Büroalltag
Wir starten – digital, einfach, zuverlässig.
Referenzen
Mit folgender Aufgabe bin ich an das Backoffice herangetreten: "Meine Bürostruktur überdenken und bei Bedarf anpassen". Meine Gedanken wurden menschlich verstanden und fachlich analysiert. Frau Lütjens hat mir aussagekräftige Vorschläge gemacht, welche strukturiert und übersichtlich handzuhaben sind. Nach der gemeinsamen Realisierung der Struktur unterstützt mich das digitales Backoffice mit weiteren hilfreichen Lösungen bei Fragen rund um das Büro. Vielen Dank für die starke Zusammenarbeit!
Robert S., Unternehmer im Handwerk, München
Anke hat uns innerhalb kürzester Zeit, klar strukturiert und zielgerichtet beim Aufbau einer Grundstruktur für ein online Büro in der Google Cloud geholfen. Keine Fragen blieben unbeantwortet. Im Zoom-Coaching selbst sind wir direkt in die Umsetzung gekommen. Gemeinsam haben wir eine an unsere Bedürfnisse angelehnte, daher lebendige Office Struktur, erarbeitet, Diese können wir sofort anwenden und weiter selbst ausbauen. Bei Fragen steht Anke weiter zur Verfügung.
Lina und Thiemo,
Jagdschein-Akademie, Northeim
Als Trainingsfirma für Personal- und Organisationsentwicklung stemmen wir große Kundenprojekte, die enormen Koordinationsaufwand zwischen Kunde, Trainingsteilnehmer/innen und uns erfordern. Anke Lütjens ist als "Backbone" und Projektassistenz eine große Bereicherung für eines unserer bedeutendsten Projekte. Neben ihrer Fähigkeit, sich schnell in komplexe Themen einzuarbeiten, behält sie den erforderlichen Über- und Weitblick, um die notwendigen administrativen Schritte abzuleiten, die es braucht, um eine gute Struktur und effektive Zeitplanung zu entwickeln. Unser Projektteam fühlte sich von Anfang an bei ihr gut aufgehoben und immer zuverlässig unterstützt.
TLEX GmbH, Hergiswil, Schweiz
Über mich
Anke Lütjens, Bürostrukturiererin analog/digital,
Expertin für Start-ups und Einzelkämpfer
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Diplom Agraringenieurin
Seit 25 Jahren tätig als Assistenz und Büromanagerin in den Bereichen Gesundheit, Handwerk, Gartenschauen, Garten- und Landschaftsbau.
Ich habe Freude daran Einzelkämpfer:innen, vorallem Praktiker:innen zu unterstützen. Die Abläufe sind oft bunt - meine Kund:innen auch! Vorallem sind sie kreativ, sozial, "ein bisschen anders". Darum arbeite ich gern mit ihnen. Junge Selbständige und Freiberufler:innen auf dem Weg zum (digitalen) Office zu begleiten, ist meine Vision.
Viel herumgekommen, lebe ich mittlerweile wieder an der Ostsee.
Seit 2019 bin ich mit meinem digitalen Backoffice, neben einer festen Teilzeitstelle, selbständig.
FAQ: Deine Fragen beantwortet
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Mit welcher Teamgröße arbeitest du?Ich unterstütze meistens Handwerks- und Gartenbaubetriebe mit Teams von 1 bis 10 Personen mit einer Hands-on Mentalität.
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Bei welchen Aufgaben kannst du mir helfen?Ich kann dir kleine Aufgaben im Büro deines Gartenbaubetriebes oder Handwerkbetriebes abnehmen. z. B. Rechnungserstellung mit deiner Fachsoftware, E-Mail-Korrespondenz, Tagesberichte erfassen, Stundenlisten führen, vorbereitende digitale Buchhaltung. Ich unterstütze dich auch gern bei komplexeren Abläufen wie komplettes Backoffice aus einer Hand wie Arbeitszeitkonten führen, Preisanfragen für Ausschreibungen einholen, Nachkalkulation. Oder eine Büroorganisation zu finden, die perfekt zu deiner Person passt. Oder bei der Umwandlung von Offline- in Digitalformate wie das Erstellen eines Büros in einer Cloud. Ich arbeite gern mit Google Workspace (die Büro-Cloud von Google)
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Wie groß ist der Umfang der digitalen Büro- Dienstleistung?Da ich meist Betriebsleiter/innen kleiner Teams von 1 bis 10 Leuten unterstütze, ist der Umfang überschaubar. Je nach Gartenbau- oder Handwerksbetrieb und Persönlichkeit unterscheidet sich der individuelle Bedarf natürlich. In der Regel erfahre ich in einem kostenlosen Vorgespräch, wie deine groben Abläufe sind und welche Aufgaben du an mich abgeben möchtest. Meine Unterstützung kann gelegentlich sein oder regelmäßig.
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Was ist in deiner Dienstleistung inklusive ?Leistungen im Preis enthalten: ✔ Persönlicher Kontakt ✔ Flexible Kommunikation per E-Mail, Telefon oder Video ✔ Klare Dokumentation aller Leistungen ✔ Diskretion & Datenschutz nach DSGVO ✔ VPN Verschlüsselung meines Rechners
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Arbeitest du offline oder online?Ich helfe gerne bei der Digitalisierung von Projekten und Offices, daher arbeite ich lieber online. Bei Bedarf kann ich auch in deinen Betrieb vor Ort die Lage im Büro checken, wenn es in meinem geografischen Umkreis liegt.
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Wie sind die Preise für Deine Dienstleistungen?Als Kleinunternehmerin optiere ich ohne Umsatzsteuer. Ich berechne keine Mehrwertsteuer. Das heißt meine Preise sind für dich netto= brutto Stundensatz: Für gelegentliche Unterstützung berechne ich 45 € pro Stunde Monatspakete: Für eine regelmäßige Zusammenarbeit stehen folgende Pakete zur Verfügung: Basis (5 Std./Monat): 225 € Flex (10 Std./Monat): 430 € Pro (15 Std./Monat): 630 € Gerne erstelle ich ein individuelles Angebot, das genau auf Deine Anforderungen zugeschnitten ist. Kontaktiere mich für ein unverbindliches Beratungsgespräch
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What information do I need in advance?You will need information about the processes in your office. You can ask yourself in advance: What happens to trigger a process in your office? Example 1: A customer contacts you via your landing page or the website. Where does the data end up? Who responds to the customer? What is answered? Is this process repeated? Example 2: What journey does an order go through in your office? What are the key points in time that trigger a process? Such as registration, confirmation, delivery date, billing, etc.
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Do you work offline or online?I like to help with the digitalization of projects and offices, so I prefer to work online. However, it is also possible for me to come to your office.
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What tasks can you help me with?Bringing your analog office processes into digital workflows.
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What is the scope of the consultation?As I usually advise small teams of 1 to 8 people, the scope is manageable. Depending on the sector and type of business, the individual requirements naturally vary. I usually find out in a free preliminary meeting what your general processes are and who handles them. This already results in initial ideas. This is usually followed by 2 online appointments 1 to 2 weeks apart.
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What exactly is included in the package?The package includes: 3 online consultations, 90 min. each, video transcripts of the consultation appointments and a graphic representation for a proposed structure for your digital or analog office.
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For which industries do you provide office consulting?I mainly work for people from the horticultural and craft sectors, but I am open to any industry.
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How long does it take to get a consultation?As a rule, the first appointment can take place 14 to 21 days after our preliminary meeting.
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What size team do you work with?I usually advise smaller teams of 1 to 8 people with a hands-on mentality, but I adapt this individually.